Politique de confidentialité

Xwedoc est un service de coffre-fort numérique permettant de créer un ou plusieurs espaces (Famille ou Organisation) afin d'y stocker, organiser et partager des documents avec d'autres personnes. Ces documents comprennent souvent des pièces d'identité, actes de naissance, dossiers médicaux ou titres de propriété : des données personnelles sensibles. Cette politique explique quelles données sont collectées, pourquoi, qui peut y accéder, combien de temps elles sont conservées, et quels droits chacun peut exercer.

Éditeur du service : Marc Samuel Gouré Bi Bikoré, entrepreneur individuel (micro-entreprise, SIREN 103 719 738), 3 rue des Sources, 91400 Orsay, France, exerçant sous le nom commercial Xwedoc. Voir le détail complet dans nosmentions légales. Contact protection des données : xwedoc@gmail.com.

1. Données collectées

Aucune donnée n'est collectée en dehors de ce qui est nécessaire au fonctionnement du service :

Xwedoc n'affiche aucune publicité et ne collecte aucune donnée à des fins publicitaires ou de profilage.

2. Pourquoi ces données sont collectées

• Créer et sécuriser le compte utilisateur (email, mot de passe, double authentification).
• Permettre le stockage, l'organisation et le partage contrôlé des documents au sein d'un espace.
• Permettre d'inviter un proche, et vérifier que l'adresse email qu'il indique est bien la sienne.
• Envoyer des rappels avant l'expiration d'un document (carte d'identité, passeport, titre de séjour…).
• Envoyer occasionnellement des suggestions pour compléter votre coffre, et transmettre les demandes de document entre membres. Vous pouvez les désactiver dans les réglages de notifications de l'application.
• Tenir un historique des accès pour la traçabilité, sur les forfaits qui l'incluent.
• Permettre un transfert de propriété de l'espace vers un autre membre, à l'initiative du propriétaire.

3. Qui a accès à vos données

• Vous, et les membres de votre espace auxquels vous avez explicitement accordé un accès à un document donné. Par défaut, un document n'est visible que par la personne qui l'a ajouté. Le propriétaire de l'espace ne fait pas exception : gérer et payer l'espace ne lui donne aucun accès aux documents des autres membres sans un partage explicite.
• L'éditeur du service, techniquement, pour l'hébergement et la maintenance, sans consultation du contenu de vos documents en dehors d'une intervention technique strictement nécessaire, d'une vérification d'identité que vous avez vous-même engagée, ou d'une obligation légale.
• Aucun tiers commercial. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni partagées à des fins publicitaires.

Partage temporaire par lien. Un propriétaire peut créer un lien de partage valable 24 heures, consultable sans compte Xwedoc par toute personne disposant du lien. Ce lien peut être révoqué à tout moment avant son expiration naturelle.

Aperçu d'un lien d'invitation. Lorsqu'un lien d'invitation est envoyé dans une messagerie (WhatsApp, SMS…), son aperçu affiche le prénom de la personne qui invite et le nom de la famille. Toute personne qui reçoit ce lien voit donc ces deux informations, et rien d'autre : ni la liste des membres, ni aucun document. Le lien est personnel, ne sert qu'une fois, expire au bout de 7 jours et peut être annulé à tout moment. Une fois entré dans la famille, le proche ne voit aucun document tant qu'on ne lui en partage pas.

4. Sous-traitants techniques

Certaines opérations sont confiées à des prestataires techniques, dans la stricte mesure nécessaire au service :

• Hetzner Online GmbH (Allemagne) : hébergement du serveur applicatif.
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) : stockage des fichiers déposés.
• Brevo (France) : envoi des emails de l'application (invitations, codes de confirmation, rappels, réinitialisation de mot de passe).
• Anthropic (États-Unis) : analyse d'un document lorsque vous utilisez volontairement le scanner intelligent ou l'assistant IA.
• Stripe (États-Unis) et RevenueCat (États-Unis) : paiement et gestion des abonnements, y compris ceux achetés sur l'App Store ou Google Play.
• Firebase (Google) et Apple : notifications sur mobile.
• Sentry (données hébergées dans l'Union européenne) : détection des erreurs techniques, les informations de connexion étant masquées avant envoi.

5. Durée de conservation

Les données sont conservées tant que le compte reste actif. Lorsqu'un compte est supprimé, ses données propres sont effacées dans un délai de 30 jours, et les copies de sauvegarde qui les contiennent dans un délai maximal de 90 jours. Les documents appartenant à un espace partagé avec d'autres membres restent soumis aux règles de propriété de cet espace. Par exception, les documents de facturation sont conservés 10 ans, conformément aux obligations comptables françaises.

Invitations. Dès qu'une invitation est utilisée, annulée ou expirée, les informations saisies par le proche pour son inscription sont effacées. L'invitation elle-même est supprimée 30 jours après son expiration, et immédiatement si le compte de la personne qui l'a créée est supprimé.

6. Mesures de sécurité

Ce qui est en place aujourd'hui :

• Les mots de passe ne sont jamais stockés ni consultables en clair, y compris par l'éditeur.
• Les sessions expirent automatiquement.
• La double authentification est disponible sur les forfaits qui l'incluent.
• Chaque document applique un contrôle d'accès individuel par membre : aucun accès n'est accordé par défaut, il doit être explicitement donné par la personne qui a ajouté le document.
• Une invitation par lien n'aboutit qu'après la confirmation de l'adresse email du proche par un code.
• Les liens de partage temporaire expirent automatiquement après 24 heures et peuvent être révoqués avant leur échéance.
• Les fichiers sont chiffrés au repos au niveau de l'infrastructure de stockage.

Ces mesures sont revues et renforcées à mesure que le service évolue.

7. Vos droits

Conformément aux réglementations applicables (dont le RGPD pour les résidents de l'Union européenne), vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Accès : obtenir une copie des données vous concernant.
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de votre compte et des données qui lui sont propres, ou seulement d'une partie (voir ci-dessous).
• Portabilité : récupérer vos documents dans un format réutilisable (export .zip, déjà disponible sur les forfaits qui l'incluent).
• Opposition et limitation du traitement, dans les cas prévus par la loi.
• Réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente pour votre pays de résidence (ex. CNIL en France).

Pour exercer ces droits : xwedoc@gmail.com.

Supprimer votre compte Xwedoc, ou seulement une partie de vos données

Supprimer certaines données sans supprimer votre compte : vous n'avez pas besoin de fermer votre compte pour retirer des données précises : chaque document peut être supprimé individuellement (Documents → ouvrir le document → Supprimer). Les documents supprimés passent dans la Corbeille et peuvent en être définitivement purgés à tout moment depuis Documents → Corbeille → Purger, ou y restent jusqu'à leur purge automatique.

Supprimer tout votre compte : depuis l'app Xwedoc : Profil → Paramètres → Supprimer mon compte. La demande n'efface pas immédiatement : elle ouvre un délai de rétractation de 7 jourspendant lequel le compte reste pleinement utilisable et la suppression peut être annulée à tout moment depuis ce même écran. Passé ce délai, le compte et les données qui lui sont propres (identité, contact, documents dont vous êtes seul propriétaire) sont définitivement effacés. Les documents appartenant à un espace familial partagé avec d'autres membres restent soumis aux règles de propriété de cet espace et ne sont pas effacés du seul fait de votre départ.

Si vous ne pouvez pas accéder à l'app, la même demande peut être adressée par email àxwedoc@gmail.com, en précisant l'adresse email du compte concerné.

8. Transferts internationaux

Xwedoc s'adresse à des utilisateurs situés dans plusieurs pays (Côte d'Ivoire, France, Canada, Belgique, États-Unis notamment), souvent membres d'un même espace familial dispersé sur plusieurs continents. Les données peuvent donc être consultées par des membres situés dans des pays différents de celui où elles ont été hébergées.

9. Cookies et stockage local

Ce site vitrine n'utilise aucun cookie de suivi ni traceur publicitaire. L'application utilise le stockage local de l'appareil (localStorage) pour conserver votre session de connexion et certaines préférences. Le détail figure dans notre politique cookies.

10. Mineurs

Xwedoc ne crée pas de compte utilisateur autonome pour un mineur. Les documents concernant un enfant sont stockés par un parent ou tuteur légal, titulaire du compte, dans le cadre de sa responsabilité parentale.

11. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des utilisateurs concernés, l'éditeur s'engage à notifier l'autorité compétente et les utilisateurs concernés dans les délais prévus par la réglementation applicable.

12. Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution réelle de l'application ou des obligations légales. Toute modification substantielle sera communiquée avant son entrée en vigueur.